Добавление каждого обучающегося в группу — долгое и трудоемкое занятие. В iSpring Learn вы можете создавать смарт-группы, которые сделают эту работу за вас. Используя конструктор правил, вы можете автоматически объединять в группы пользователей, которые отвечают определенным критериям.

Вы определяете набор правил для смарт-группы, например, конкретное подразделение или название должности. Если учащиеся соответствуют этим условиям, они будут тут же добавлены в смарт-группу. А с помощью автоназначений вы составите список материалов, которые назначатся новым участникам «умной» группы.

Создайте правила переноса в смарт-группу только один раз, и вам больше не придется следить за добавлением в систему стажеров, сменами должностей и перемещениями сотрудников между подразделениями. Например, когда в аккаунт добавятся новички из отдела разработки или человек перейдет из маркетинга в продажи, система автоматически добавит их в нужную группу и сама назначит им нужные курсы.

Чтобы создать новую смарт-группу:

1. Откройте раздел Пользователи и кликните по вкладке Группы. Затем нажмите на кнопку Новая смарт-группа. 
   
   
2. Введите имя группы.
   
   
3. На следующем этапе укажите условия для добавления в смарт-группу. Нажмите на ссылку Добавить условие и выберите различные условия, такие как подразделение, должность, группа, имя пользователя и другие. Как только выбранные условия будут выполнены, пользователи добавятся в смарт-группу. 
   
   
4. Если нужно, укажите несколько условий, которые должны быть выполнены для переноса учащегося в смарт-группу. Так, в примере ниже, пользователь должен быть добавлен в определенное подразделение и в определенную группу, чтобы попасть в группу Продажники.
   
   
5. Но если вы нажмете на кнопку Добавить группу, механизм работы правил будет иным. Вы создадите новый набор условий, который пользователи должны будут выполнить, чтобы попасть в смарт-группу. Эта новая группа правил не будет связана с другими группами, и учащемуся надо будет соответствовать только одной группе правил, чтобы добавиться в "умную" группу.
   
   
6. В итоге, нажмите Создать внизу окна. 
   
   
7. Готово! Новая смарт-группа добавлена в ваш аккаунт iSpring Learn. Теперь самое время создать правила автоназначений, чтобы еще больше автоматизировать учебный процесс

Смарт-группа позволяет автоматически добавлять пользователей в группу по некоторым правилам. Содержимое группы содержит актуальных условиям группы пользователей каждый раз при обращении к ней.

Единожды сформировав такую группу, можно быть уверенным, что при каждом назначении, запуске отчета и пр. в этой группе будут находиться всегда актуальные на данный момент (подходящие под эти правила) пользователи.

Смарт-группы расположены во вкладке Пользователи раздел Группы вместе с обычными группами. Смарт-группы отличаются от обычных иконкой. 

В столбце Всего пользователей отображается количество пользователей этой группы.  

Создание смарт-группы

Создать группу могут управляющие подразделениями или пользователи с правами на создание групп (см. Роли пользователя).

Для создания необходимо нажать на копку Новая смарт-группа. Откроется диалог создания смарт-группы. Диалог имеет тот же размер, что и диалог создания группы вручную. При увеличении содержимого в диалоге появляется скрол (откуда до куда?).

В диалоге заполняется

• название группы (ограничения см. в разделе Группы(3.0) - Создание группы)
• правила, по которым формируется группа
• при наличии хотя бы одного полностью сформированного правила, снизу появляется сообщение с количеством пользователей, подходящих под это правило.

Группу можно сохранить после указания названия группы и хотя бы одного заполненного правила.  

Создание группы происходит по клику на кнопку Создать, после чего:

• В список будет добавлена группа с указанным названием
• Пользователя переводят на страницу, где была добавлена группа и скролит к ней. Группа мигает как в списке подразделений или при создании нового пользователя
  
• Сверху страницы отобразится всплывающее сообщение об успешном создании группы.

При попытке сохранить группу без указания названия или незаполненного правила.

Просмотр пользователей смарт-группы

Команда просмотра доступна только для одной выделенной группы. Если выделено несколько групп, команда скрывается.

Для просмотра пользователей, входящих в группу, необходимо выполнить одну из следующих операций:

• Выделить строку и выбрать команду Просмотреть пользователей
• Кликнуть правой кнопкой на строке с группой и выбрать в контекстном меню Просмотреть пользователей

При этом пользователь переходит на страницу пользователей группы.

Страница аналогично такой же странице для обычных групп за исключением:

• Название страницы "Участники смарт-группы"
• Иконка на странице - иконка смарт-группы
• Вместо команды "Переименовать группу" присутствует команда "Редактировать группу"
• Отсутствует ручное добавление/удаление пользователей из группы

В таблице отображаются пользователи только из области видимости администратора. Если в группе присутствуют пользователи вне зоны видимости его подразделений, над таблицей отображается сообщение с количеством скрытых от него пользователей. Владелец аккаунта и администратор с правами на весь аккаунт без ограничения зоны видимости видят полный список пользователей группы.

Редактирование смарт-группы

Команда редактирования доступна только для одной выделенной группы. Если выделено несколько групп, команда скрывается.

Для смарт-группы команда  Переименовать заменяется на Редактировать

Редактирование происходит в том же диалоге, что и создание. Разница в заголовке и кнопке сохранения.

Подтверждение производится нажатием на Сохранить. Ошибки совпадают с ошибками при создании смарт-группы.

Результат выполнения операции

При корректном вводе названия произойдут следующие операции:

• В списке у группы изменится название
• Пагинатор переключится на страницу на которой должна отобразиться группа с учетом текущих настроек сортировок и фильтрации.
• Сверху страницы отобразится всплывающее сообщение об успешном изменении группы

Ограничение редактирования группы

Нельзя редактировать и удалять правила, которые относятся к подразделениям вне зоны видимости текущего администратора.

Удаление смарт-группы

Удаление группы происходит точно также, как и для обычной группы. 

Правила смарт-группы

Нельзя удалить все правила, у последнего оставшегося правила отключена иконка удаления.

Группа состоит из набора правил, сочетающихся по принципу: (условие1 ИЛИ условие 2 ИЛИ ... ) И (условие3 ИЛИ условие4 ИЛИ ...) И (...). Количество правил не ограничено.

Таким образом формируется множество пользователей под конкретную задачу. 

Каждое правило состоит из нескольких полей: Выпадающего списка с выбором типа поля, выпадающем списком оператора и текстовым полем/выпадающим списком значения.

Название группы или подразделения в правиле является обязательным параметром. При попытке сохранения изменений без указания названия возникает ошибка под соответствующим полем.

Нажатие кнопки "ИЛИ"

• Добавляет новую строку с правилом 
• Значение типа правила в выпадающем списке - "Подразделение"
• Тип оператора и значение - По умолчанию

Нажатие кнопки "И"

• Создает новый блок набора правил (ИЛИ) 
• В блоке содержится одно дефолтное правило

Управление с клавиатуры

Дефолтное поведение диалога по Enter и Esc.

Область видимости администраторов

Администратор подразделения может указать такие правила смарт-группы, под которые будут подходить пользователи вне его области видимости. В таком случае в статусном сообщении будет дополнительно указано сколько скрытых пользователей удовлетворяют указанным условиям.

Обновление состава смарт-группы

Состав смарт-группы обновляется при всех операциях, когда обновляется информация о пользователе. А именно:

• создании смарт-группы
• сохранение изменений смарт-группы
  
• добавления пользователя (через веб, импорт, API, SSO)
• обновлении профиля и групп пользователя (через веб, импорт, API)
• переносе подразделений (через веб, API)
• добавление пользователя в группу (через веб, API, импорт)
• переносе пользователя в подразделение (через веб, API, импорт)
• создании пользователя (через веб, API, импорт, SSO)
• активации, деактивации пользователя (через веб, API, импорт)

При использовании смарт-группы используется текущая актуальная информация о ее составе.

При добавлении пользователя в группу можно выбрать только обычные группы, смарт-группы не отображаются в списке.

Удалить пользователя из смарт-группы нельзя, контрол заблокирован.

При попытке импортировать пользователя в существующую смарт-группу, возникнет ошибка:

Назначение курсов с помощью смарт-групп

Автоназначения

В свойствах курса администратор подразделения может выбрать для автоматического назначения группу, содержащую пользователей вне его зоны видимости.

Т.к. правило срабатывает в будущем и контекстом выполнения является весь аккаунт, то этот курс может быть назначен любому будущему члену смарт-группы.

Ручное назначение

...

1. .