Импорт пользователей из Excel или CSV

Для экономии времени вы можете добавить список пользователей с помощью Excel или CSV-файла, а также удалить из аккаунта тех пользователей, которых нет в импортируемом файле.

Импорт позволяет решить задачи:

• ручная сихронизация данных с 1С
  • из 1С был получен список сотрудников, его нужно привести к формату нашего шаблона импорта и загрузить в систему
  • в результате список сотрудников будет обновлен: новые сотрудники будут добавлены, старые - обновлены
• множественные операции над списком пользователей
  • выгрузить список пользователей в файл и добавить их в группу/перенести в другое подразделение и пр.

Импорт пользователей из Excel или CSV-файла

Если вам необходимо отредактировать или добавить информацию сразу о нескольких пользователях, воспользуйтесь специальной функцией — импортом пользователей из файла формата Excel (XLSX) или CSV.

1. В разделе Пользователи откройте меню Экспорт/Импорт и выберите Импорт пользователей.

   
   

2. В окне Импорт пользователей из файла скачайте шаблон файла для импорта новых пользователей. Для этого нажмите на ссылку список пользователей.xlsx или список пользователей.csv и сохраните файл на компьютере.
   
   

3. Внесите в шаблон необходимую информацию о пользователях. Обращаем ваше внимание, что для корректной работы необходимо сохранять исходную структуру файла. 
   Ознакомьтесь с подробной инструкцией по импорту csv-файлов в iSpring Online здесь.
   
   

4. Загрузите файл со списком пользователей. Для этого нажмите на кнопку Обзор, выберите файл на компьютере и нажмите Открыть.
   
   

5. Пароли для пользователей можно задать тремя способами:
   
   • Вы можете указать пароли для пользователей в шаблоне CSV. Пароли должны быть написаны латинскими буквами (a-z, A-Z), содержать хотя бы одну заглавную букву (A-Z) и цифру (0-9), а также быть длиной 6 и более символов.  Также доступны специальные символы (!@#$%^&*()-_+=;:,./'?"\|`~[]{}<>). 
     
     
   • Если вы не вводили пароли в таблицу, поставьте галочку в поле Для каждого пользователя создать пароль по умолчанию, если он не указан. В этом случае новые пользователи получат email уведомление с паролем, сгенерированным автоматически.
     
     
   • Если пароль был изменен администратором вручную, включите опцию Отправить пользователям сообщение с информацией для авторизации, чтобы автоматически отправить данные пользователям после загрузки файла. Система определит, какие пользователи являются новыми и отправит информацию только им.
     
     
6. Добавьте приглашение для пользователей и по желанию заранее просмотрите его.
   
   
7. Нажмите кнопку Добавить пользователей.
   
   
8. После завершения импорта вы увидите окно с результатами. Здесь можно скопировать информацию о результатах и возможных ошибках. Нажмите Готово, чтобы перейти к списку пользователей. 
   
   
9. На странице Пользователи вы сможете убедиться, что все новые учащиеся добавлены в список.

Автоматическое удаление пользователей при импорте из CSV или XLSX

Если вам нужно обновить состав учащихся, вы можете загрузить новый список пользователей, а система автоматически удалит тех, кого нет в новом списке.

Чтобы включить эту опцию, войдите в раздел Настройки, откройте вкладку Основные и в секции Настройки и безопасность отметьте Удалять пользователей при импорте из CSV или XLSX и нажмите Сохранить. По умолчанию этот режим выключен. 

Когда опция включена

При импорте в системе останутся только пользователи, которые есть в файле импорта. Если уже зарегистрированного пользователя нет в файле, он будет удален из системы.

Убедитесь, что администраторы и авторы есть в файле импорта, иначе их аккаунты будут удалены. Если вы владелец аккаунта, ваш профиль не будет удален, даже если загрузить пустой файл.

Когда опция отключена 

Пользователи, которые уже были в системе, но отсутствуют в файле импорта, не удалятся. В этом режиме можно добавить в систему новых пользователей или обновить информацию о существующих. Если нужно удалить пользователей, придется делать это вручную.